10 consigli per preparare una riunione di lavoro perfetta

10 consigli per preparare una riunione di lavoro perfetta

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In ufficio si è continuamente alle prese con problemi da risolvere e strategie da pianificare. Se non ci si organizza al meglio il rischio è di non ottenere i risultati sperati. Ecco una guida su come ottimizzare il tempo nel corso della giornata lavorativa e organizzare al meglio una riunione di lavoro

come preparare una riunione di lavoro

Non sempre organizzare una riunione sul luogo di lavoro serve a risolvere i problemi quotidiani di un ufficio. È importante che questa riunione non si limiti ad essere una perdita di tempo, ma che sia curata nei minimi dettagli per rendere fruttuoso il confronto. Di seguito presentiamo un decalogo su come organizzare un utile breafing.

  1. Verificare, innanzitutto, che ci sia condivisione da parte di tutto lo staff. Riunirsi tanto per farlo non serve a nulla.
  2. Mandare a tutti una lista degli argomenti da discutere, con l’ordine in cui saranno discussi e quello che si spera di ottenere dalla discussione.
  3. Tenere il numero dei partecipanti il più basso possibile. Una riunione può servire a qualcosa se vi partecipano sei persone. Al massimo, dieci persone.
  4. Incaricare una persona di prendere nota delle cose dette in riunione, da riassumere successivamente e da mandare via email ai partecipanti.
  5. Evitare il sistema di interventi tipo “tavola rotonda”, in cui i presenti, uno alla volta, prendono la parola per riferire quello che stanno facendo. Significa perdere tempo e distrarre gli ascoltatori.
  6. Cominciare la riunione in orario e finirla all’ora prefissata.
  7. A meno di clamorose emergenze, non far mai durare la riunione, al massimo, più di un’ora.
  8. Evitare le distrazioni, dunque telefonini e tablet spenti, vietare a chi è seduto davanti a un computer di controllare ogni due minuti le email.
  9. Non bisogna sedersi sempre agli stessi posti: cambiare sedia e posizione contribuisce a mantenere un po’ più viva l’attenzione.
  10. Chiedere ai partecipanti di concentrarsi su quello che viene detto. Sembra un suggerimento superfluo, ma risulta fondamentale, dato che la tentazione di pensare ad altro è continua.

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